電話

仕事の関係でも、プライベートでも用件を伝えきっていないのに、
電話を切られてしまうと気分が悪いですよね。
でも、お互いが気を使いすぎてしまっても、いつまで経っても電話を切ることが出来ません。
切るタイミングは用件が終わってから2つほどゆっくりと数えるくらいの間を空けてから切るようにしましょう。
出来るだけ受話器を置くのではなく、受話器には耳を当てたまま指先でボタンを押すようにして切ります。
耳を当てたままというのは、相手の方が切る直前に用件を思い出して話したときにも対応できるようにするためです。

仕事場での電話には極力早く対応したいところです。
目の前の仕事が混み合っている場合もありますが、電話は3回鳴る前に出たいところです。
それ以上、待たせてしまう場合には「お待たせしました」と一言添えるようにしましょう。
また、電話で質問を受ける場合にも先方を待たせてしまうこともあるかもしれません。
その際には保留にすることも忘れないようにします。
保留にしたからといって待たせすぎてしまうのもよくありません。
1分を目安として、それ以上待つのは受話器を持ったままなので1分以上に感じてしまいます。
折り返し電話をすることを伝え、電話番号と名前を聞いて電話を一旦切ります。

ビジネスで電話をかけるときには電話は長くならないようにします。
電話は相手の様子が見えないので忙しい状況にも気がつかずに、
つい長くなってしまうこともあるかもしれません。
ですが、先方はこれから出かけるところだったかもしれません。
進行中の仕事の手を止めて対応してくれているかもしれません。
伝える内容を整理し、電話をする前に説明することや伝えることをメモをしておくとスムーズに進みます。
どうしても、長引いてしまいそうな話の場合は
「長くなってしまうかもしれませんが、お時間はよろしいでしょうか?」
と伝えることも忘れないようにします。

ビジネスの電話で家庭で電話を受けるときのような「もしもし」は不要です。
電話がかかってきたときは「はい、○○社、××(自分の名前)です。」「お電話ありがとうございます、○○社、××(自分の名前)でございます。」のように出ます。
相手の方が名乗ったら社名、名前を確認することも忘れないようにします。
名前を名乗らなかった場合には、「失礼ですが」と言い忘れないようにしてから、名前を尋ねるようにします。
もしも、聞き取ることができなかった場合には、
「恐れ入ります。もう一度お願いできますか?」
と尋ねるようにします。
何度も聞くのは失礼ではないかと思ってしまうこともあるかもしれませんが、
確認ができていない状態のままだと迷惑をかけてしまうこともあるかもしれません。
また、電話を切るときも、電話が終わったからと言ってすぐに切らずに相手が切るのを確認してから切るようにします。

ビジネスでの電話で取り次ぎをお願いして、先方が不在のこともあるかと思います。
何も確認しないで電話を切ってしまっては次に連絡をするときに、
同じ事を繰り返してしまうかもしれません。
切る前に何時頃に戻るか確認をして「その頃にまた、お電話します。」と言い電話を切ります。
約束の時間になったら再度連絡を入れますが、
それでも不在の場合には電話をかけてもらうようにお願いしてみましょう。
「恐れ入りますが、お電話を頂けるようお伝え頂けますか?」
と伝え連絡先を伝えます。
その際に都合のいい時間帯も伝えておくと行き違いもなくなります。

仕事場に担当者がいないときに電話を受けたときには、
それを伝え、どのくらいの時間で戻るかを伝えます。
「いかがいたしましょうか」「折り返しお電話いたしましょうか」
というような形で尋ねます。
その場合、
「後ほどかけ直します。」
「折り返しご連絡を頂きたい」
「伝言をお願いします。」
などのようなことがあるかと思います。
いずれにしても、会社名、名前、所属名も確認しておくといいかと思います。
また、自分の名前も名乗っておいたほうが親切です。
それ以外にも不在のときに気をつけたいことは、不在の理由を詳細に話さないということです。
ビジネスには機密事項もありますので、
「○日まで出張しております。」
というところまでに留め、どこでなにをしているのかまで話す必要はありません。
他の電話に対応している場合には、
1分以上待たせてしまうようであれば折り返し電話をかけることを伝えます。
1分以内に終わりそうな場合でも、
「他の電話に出ておりますが、いかがいたしましょうか。」
と尋ねるようにします。

 

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