不在

ビジネスでの電話で取り次ぎをお願いして、先方が不在のこともあるかと思います。
何も確認しないで電話を切ってしまっては次に連絡をするときに、
同じ事を繰り返してしまうかもしれません。
切る前に何時頃に戻るか確認をして「その頃にまた、お電話します。」と言い電話を切ります。
約束の時間になったら再度連絡を入れますが、
それでも不在の場合には電話をかけてもらうようにお願いしてみましょう。
「恐れ入りますが、お電話を頂けるようお伝え頂けますか?」
と伝え連絡先を伝えます。
その際に都合のいい時間帯も伝えておくと行き違いもなくなります。

仕事場に担当者がいないときに電話を受けたときには、
それを伝え、どのくらいの時間で戻るかを伝えます。
「いかがいたしましょうか」「折り返しお電話いたしましょうか」
というような形で尋ねます。
その場合、
「後ほどかけ直します。」
「折り返しご連絡を頂きたい」
「伝言をお願いします。」
などのようなことがあるかと思います。
いずれにしても、会社名、名前、所属名も確認しておくといいかと思います。
また、自分の名前も名乗っておいたほうが親切です。
それ以外にも不在のときに気をつけたいことは、不在の理由を詳細に話さないということです。
ビジネスには機密事項もありますので、
「○日まで出張しております。」
というところまでに留め、どこでなにをしているのかまで話す必要はありません。
他の電話に対応している場合には、
1分以上待たせてしまうようであれば折り返し電話をかけることを伝えます。
1分以内に終わりそうな場合でも、
「他の電話に出ておりますが、いかがいたしましょうか。」
と尋ねるようにします。

 

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